Choisir le thème d’un séminaire avant d’avoir une idée précise sur le lieu

Choisir le thème d’un séminaire avant d’avoir une idée précise sur le lieu

Construire relation organisateur séminaire et agence

La relation client organisateur de séminaire et agence est vraiment un domaine particulier où la franchise, la transparence et la collaboration est loin d’être commune. Quel dommage. Et ce, au détriment des deux parties.

Un exemple notable est le manque d’ouverture au conseil de leur agence, supposée être donc un professionnel qualifié, de beaucoup de prescripteurs de séminaire. Il est étonnant de voir la majorité de nos prescripteurs nous contacter pour l’organisation de leur séminaire avec bon nombre d’idées préconçues, tout particulièrement sur le lieu où l’événement doit se tenir avant même de penser si celui-ci est adapté aux problématiques diverses de ce séminaire. Le plus souvent, il nous est demandé « je souhaite organiser un séminaire dans tel lieu », les recherches et propositions se font. Ça n’est qu’ensuite que nous sont présentées certaines problématiques, liées au thème du séminaire ou à certaines contraintes matérielles.

 

La première chose dont nos prospects et clients doivent se convaincre, c’est que leur agence événementielle est leur partenaire, elle est à leur côté pour trouver la bonne solution. Nous sommes des professionnels du métier de l’événementiel et à ce titre, notre expertise et notre conseil sont un atout majeur dans les choix à opérer et la réussite future de l’événement d’entreprise en préparation. À la décharge de nos clients, avant de nous avoir essayés une première fois, il y a une multitude d’agences événementielle de tout type et de toute qualité. La profession est tout à fait illisible. Chez Aéreau, nous prétendons avoir une certaine légitimité et compétence après 19 années d’exercice et près de 1 000 séminaires dont les cinq dernières années nous gratifient d’une note de satisfaction de 8,99/10.

 

Donc, amis prospects et clients, dites-nous tout sur votre séminaire, ne cachez pas d’éléments ou ne prenez pas les choses dans le mauvais ordre. Dites à votre agence événementielle le thème, les besoins, les objectifs à atteindre lors de votre séminaire, c’est le préalable. Le lieu, l’activité, qui nous sont souvent demandés en premier, ne sont que des outils au service de la réussite de l’événement. Dites-nous vos souhaits ou vos préférences bien sûr, le plus souvent elles seront compatibles, parfois moins voire pas du tout.

 

Les objectifs en terme de message, thèmes vont nous permettre d’en déduire des pistes de lieux et programmes qui pourraient être adaptés à la réussite de l’événement. Ne vous y trompez pas, même un incentive (un séminaire où il n’y a pas de réunions) véhicule un message. Le choix du lieu, de l’hôtel, du programme, des activités, des repas et des soirées véhicule un message et de mauvais choix dans le contenu peuvent tout à fait être délétères. Un exemple vécu lors de la dernière coupe du monde de rugby : contre notre conseil, un client de l’Agence Aéreau emmène ses clients, pour leur faire plaisir, voir un match à Cardiff. La problématique de transport aérien était très compliquée et finalement, le transport en jet privé était quasiment le moins cher. Notre client, contre notre conseil a fait ce choix du jet privé. Le résultat fût que certain client ont dit « il est bien gentil, mais je préférerai qu’il me vende ses services moins chers plutôt que nous emmener en jet privé ». Voilà, comment d’une solution qui semblait sympa, le choix fût tout à fait contre-productif.

 

Votre agence est votre partenaire, pas un ennemi. Votre agence événementielle a de l’expérience, de plus elle fréquente de nombreux autres client, de nombreux autres métiers, ce qui lui permet d’avoir du recul. Nous savons ce que sont des clients satisfaits et les moyens d’y arriver. Confiez donc à votre agence les attentes de l’entreprise sans à priori sur les conseils qui vont seront prodigués.

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